Después de muchos años trabajando con muchos y muy diferentes equipos aprendes a reconocer cierto tipo de patrones, y hace unos días apareció uno en el equipo con el que estoy trabajando. A ver si os resulta familiar ;)
El escenario es una reunión en la que se plantea un problema y una posible solución rápida para salir del paso (las prisas del mundo de los negocios, que os voy a contar). Empiezan a aparecer diferentes supuestos y diferentes alternativas y se empieza a discutir sobre cuál podría ser la mejor opción, sin llegar a consenso. La reunión se alarga innecesariamente y al final nos damos cuenta que la última parte no ha aportado ningún valor… ¿os suena?
¿Por qué hacemos esto? Si hablamos de trabajo en equipo hay algo que no podemos olvidar y es que todo el mundo quiere aportar valor, y que este sea reconocido. El problema es que nuestro cerebro, con sus queridos sesgos cognitivos y sus mecanismos de defensa -que desvían nuestra atención para evitar todo lo que nos genera ansiedad, como puede ser confiar en un plan que no hemos pensado nosotros-, en ocasiones hace que planteemos alternativas que no aportan más valor que la idea original, aunque nos hagan sentir, equivocadamente, más seguros.
No intentes que tu opinión importe, intenta que tu opinión aporte
No hay una única forma de hacer las cosas, y cuando existe cierta incertidumbre (como en el escenario que planteaba) este número crece de forma exponencial. Todo son supuestos originados de forma defensiva: ¿y si pasa esto? ¿afectaría a lo otro? ¿has tenido en cuenta no se qué? ¿y el tiempo? Y para cada supuesto una supuesta respuesta. Todo muy bonito, todo imaginación. Nada real.
Cuando nos encontremos con escenarios de este tipo mi recomendación es la siguiente: durante la reunión solo se pueden plantear alternativas que aporten un valor real (no es un brainstorming, cada tipo de reunión tiene sus reglas). Es decir, cualquier supuesto con la misma incertidumbre que el original no debe ser discutido en la reunión. Si no estamos seguros de que mejora en algo al original (puede mejorar en el resultado, reducción de costes/tiempos o eliminación de incertidumbre/posibles errores) debemos guardarnos esa información y, una vez terminada la reunión, dedicarle algo de tiempo.
El tiempo que le debemos dedicar tiene que estar adecuado a los posibles beneficios que pensamos que podemos obtener. Es decir, no merece la pena pensar durante 4 horas en como mejorar un proceso de 1 hora que solo sucederá una vez. 5-10 minutos son más que suficiente en este caso.
Si encontramos eso que nos hacía dudar, ¡genial! ¡Paren las rotativas! Se lo comunicamos al resto del equipo y cambio de planes. Ahora no es un supuesto, lo hemos comprobado. Si no lo encontramos no le dediquemos más tiempo. Sigamos con el plan original y veamos hacia donde nos lleva. Siempre hay tiempo de hacer correcciones y seguro que como mínimo nos da algo más de información.
En cualquier caso, trabajando de esta forma no solo no invertiremos mucho tiempo en algo poco productivo, si no que además no invertiremos el tiempo de los demás. Originar discusiones cuando nadie está seguro es una bonita forma de perder, no solo el tiempo, si no también las formas. Y este es el otro problema de este tipo de reuniones, y es que al final nos acabamos calentando y nos lo tomamos como algo personal. Y eso nunca es bueno para el equipo…
Controlar vuestros egos, pensar en la seguridad de lo que decís y en el valor que aporta. En un equipo bien engrasado nadie quiere ser importante, sino útil. Aportemos valor y dejemos el ruido para nosotros. El tiempo es lo más valioso y en las reuniones se multiplica por el número de asistentes. Una reunión de 1 hora y 4 personas son 4 horas de trabajo. Una reunión de 15 minutos con esas mismas personas y 1 hora de trabajo posterior de investigación de una de ellas son solo 2. Os dejo que echéis cuentas con vuestros equipos…
Para que un equipo funcione bien hace falta humildad y confianza en los demás, y eso implica, en ocasiones, tener que dar lo mejor de nosotros mismos a la idea de otro. A todos nos gustaría que se hiciera todo siempre a nuestra manera, pero como escuché hace poco por twitter (no recuerdo a quién, sorry)
Si quieres llegar más rápido hazlo solo; si quieres llegar más lejos, hazlo en equipo
Foto: Peter Smithson
